EBKuS 4.10 (25. November 2020)

Die neue Version enthält die (geringfügigen) Anpassungen der Bundesstatistik für das Berichtsjahr 2020. Außerdem gibt es einige neue Features: Beratungskontaktdokumentation, flexible Handhabung der ZdA/Wiederaufnahmefristen, Wir.EB-Anbindung und die Ausgabe der Klientenakte als PDF-Datei. Die Performance wurde an vielen Punkten deutlich gesteigert, was vor allem bei größeren Datenbanken spürbar sein sollte. Außerdem wurde die Benutzeroberfläche an vielen Stellen verbessert. Insbesondere die Überarbeitung des Datenexports für die Bundesstatistik sollte zu mehr Transparenz und Klarheit führen.

Update auf Version 4.10

Das Datenbankschema hat sich gegenüber früheren Versionen verändert. Die Datenbanken sind nicht kompatibel. Beim ersten Neustart einer Instanz mit einer ältern Version ab 4.7 wird ein Update-Skript ausgeführt, das automatisch die vorhandene Datenbank an die neue Version anpasst. Updates sind also ab der Version 4.7 möglich.

Nach dem Kopieren der Dateien der neuen Version in die bestehende Installation ist auf der Kommandozeile im ebkus-Verzeichnis (Homeverzeichnis) das Kommando python configure.py ebkus auszuführen (siehe README-Update-von-4.7-9-nach-4.10.txt).

ACHTUNG: Das Handbuch selbst ist noch nicht für die stark veränderte Version 4 aktualisiert! Eine aktuelle Installationsanleitung und die aktuelle Dokumentation der Konfigurationsvariablen findet sich im EBKuS-Wiki: http://ebkus.org/wiki

Flexible Handhabung der ZdA/Wiederaufnahme-Fristen

Im Zusammenhang mit der Bundesstatistik kann es zu Inkonsistenzen kommen, wenn ein Fall nach der Abgabe an die statistischen Landesämter mit der selben Fallnummer wiederaufgenommen wird ("ZdA rückgängig"). Manche Stellen haben das Problem dadurch gelöst, dass sie die Wiederaufnahmefrist auf 0 gesetzt haben, aber dadurch verbaut man sich generell die Möglichkeit, ein ZdA vorzunehmen. Daher gibt es nun die Möglichkeit, die Fristen flexibler zu gestalten, in denen ein ZdA bzw. eine Wiederaufnahme mit neuer Fallnummer möglich ist. Neben der bisherigen Konfigurationsvariablen wiederaufnahmefrist gibt es nun zwei weitere:

  • zda_rueckgaengig_frist (Standardwert: -1)
  • zda_rueckgaengig_bis (Standardwert: leer)

Damit kann man zum einen erreichen, dass eine Zeit lang beide Buttons ("ZdA rückgängig" und "Wiederaufnahme") zur Verfügung stehen. Außerdem kann man sicherstellen, dass für einen im Vorjahr abgeschlossenen Fall ab einem bestimmten Tag im neuen Jahr grundsätzlich kein ZdA mehr möglich ist. Genaueres zur Konfiguration findet man unter "Administratormenü -> Einstellungen -> wiederaufnahmefrist".

Wenn man es bei den Standardeinstellungen belässt, bleibt alles beim Alten.

Performance

An einzelnen Stellen traten bei Stellen mit größeren Datenbeständen (5000 Fälle oder mehr) Performanceprobleme auf, d.h. der Benutzer musste etliche Sekunden und manchmal auch über 30 Sekunden auf eine Antwort warten. Und dies gelegentlich auch gleich nach der Anmeldung bis zum Aufbau des Hauptmenüs. Diese Probleme sollten nun der Vergangenheit angehören.

Wir.EB-Anbindung

Manche Beratungsstellen wollen an dem Projekt "Wirkungsevaluation in der Erziehungsberatung" (https://www.wireb.de/) teilnehmen. EBKuS bietet nun dafür Unterstützung, indem nach Aktivierung des Features über die Konfigurationsvariablen wireb auf der Klientenkarte ein Kasten "Wir.EB" erscheint.

Mit dem Button "Hinzufügen" wird man aufgefordert, durch Klicken des angebotenen Links auf die Wir.EB-Website zu gehen und dort eine Fallcodenummer für die Teilnahme des Klienten an der Evaluation anzufordern. Benutzername und Passwort für die Anmeldung bei Wir.EB kann man dem Tooltip des Links entnehmen (dazu mit dem Mauszeiger auf dem Link verweilen). Die erhaltene Fallcodenummer kann man dann eintragen und speichern.

Nachdem auf diese Weise die Anbindung angelegt ist, stehen nun im Kasten "Wir.EB" auf der Klientenkarte die Daten der Anbindung sowie Buttons zum Bearbeiten und zum Löschen. Klickt man auf "Bearbeiten", erhält man eine Seite mit folgenden Funktionen:

  • Einen Link zur Wir.EB-Seite, wo man die Evaluationsbögen ausfüllen kann. Benutzername und Passwort stehen im Tooltip des Links.
  • Eine Checkbox, in der man bestätigen kann, dass man alle Bögen einschließlich des Abschlussbogens bearbeitet hat. Ohne Bestätigung wird ein ZdA des Falles nicht akzeptiert.
  • Ein Kasten zum Hochladen der Bundesstatistik zu Wir.EB (Button "Hochladen"). Nach dem Hochladen erscheinen die Buttons "Erneut hochladen" und "Löschen" mit der entsprechenden Funktion. Das Hochladen ist ebenfalls Bedingung für den Fallabschluss (ZdA).
  • Falls die Bögen sechs Monate nicht mehr bearbeitet wurden und auch kein Berater-Abschlussbogen ausgefüllt wurde, erscheint zusätzlich ein Kasten zur Erinnerung.

Damit die Wir.EB-Anbindung funktioniert, müssen die folgenden Konfigurationsvariablen korrekt gesetzt werden:

  • wireb: Muss den Wert true haben.
  • wireb_anbieter: Kennzahl der verwendeten Fachsoftware. Für EBKuS ist dies immer 5, was auch voreingestellt ist.

Die folgenden Angaben erhält die Beratungsstelle von Wir.EB, wenn sie sich zur Teilnahme anmeldet:

  • wireb_beratungsstelle: Dreistelliger Code für die Beratungsstelle.
  • wireb_web_user: Benutzername für den Webzugang zu den Evaluationsbögen.
  • wireb_web_password: Passwort für den Webzugang zu den Evaluationsbögen.
  • wireb_api_endpoint: URL für die Wir.EB-API
  • wireb_statistik_in_endpoint: URL zum Hochladen der Bundesstatistik
  • wireb_api_user: Benutzername für die Wir.EB-API.
  • wireb_api_password: Passwort für die Wir.EB-API.

Die Wir.EB-Anbindung kann nur dann funktionieren, wenn sowohl der Browser des EBKuS-Benutzers als auch der EBKuS-Server Internetzugang haben.

Ferner ist eine Python-Version mindestens ab 2.7.13 erforderlich. Sonst erscheint beim Versuch Wir.EB zu nutzen eine Fehlermeldung.

Verbesserungen der Benutzeroberfläche

Hilfe über Tooltips

Tooltips sind kleine Pop-up-Fenster, die dann erscheinen, wenn der Mauszeiger kurze Zeit unbewegt auf einem Bedienelement verweilt. Auf diese Weise können erklärende Texte genau an der Stelle eingeblendet werden, wo sie relevant sind. An mehr Stellen als bisher wird nun von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht und bereits vorhandene Text wurden präzisiert und erweitert. Es lohnt sich also, mit der Maus auf bestimmten Stellen zu verweilen, um zu sehen, ob ein erläuternder Text erscheint!

Sortieren von Tabellen durch Anklicken der Spaltenüberschrift

Einige Tabellen, wie zum Beispiele die Anzeige der Beratungen, sind nun spaltenweise sortierbar, zu erkennen, wenn der Mauszeiger auf der Spaltenüberschrift die Form einer Hand annimmt. Die Sortierung (über Javascript) betrifft nur die Elemente, die in der Tabelle im Browserfenster schon geladen sind.

Anzahl der Einträge in Tabellen

Bei den meisten Tabellen wird nun in der Legende (oben links) die Anzahl der Einträge (in Klammern) angezeigt.

Klientenauswahl

Das Menü zur Klientenauswahl wurde verbessert. Durch eintippen einer Zeichenfolge kann die Suche schnell auf den gewünschten Klienten eingeengt werden.

Die eingetippten Zeichen müssen hintereinander an einer beliebigen Stelle in der für einen Klienten angezeigten Zeile vorkommen, können also auch das Geburtsdatum oder die Fallnummer betreffen. Zielführend wird aber normalerweise eine Zeichenfolge aus dem Namen des Klienten sein.

Bundesstatistik

Veränderungen für das Berichtsjahr 2019

Die minimalen Veränderungen in der Bunddesstatistik für das Berichtsjahr 2019 sind durch eine einzelne Patchdatei verteilt worden. Dafür wurde keine eigene Version erstellt.

Veränderungen für das Berichtsjahr 2020

Die geringfügigen Änderungen für das Berichtsjahr 2020 wurden eingearbeitet. Betroffen sind zum einen die Formulierung des Items unter Beginn der Hilfegewährung wegen einer Maßnahme nach § 42 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 SGB VIII und zum anderen die Bezeichnungen für das Geschlecht sowie der Zusatz "nach Geburtenregister".

Mehr Übersicht beim Datenexport

Die Oberfläche für den Export der Bundesstatistik wurde stark überarbeitet ("Administratormenü -> Exportieren").

Damit sollte es in Zukunft völlig transparent sein, welche und wieviele Fälle für den Datenexport zur Verfügung stehen und welche weiteren Fälle für einen Datenexport in Frage kommen, nachdem die zuständigen Bearbeiter notwendige Aktualisierungen vorgenommen haben.

Die problematischen Fälle (z.B. fehlende Bundesstatistik, fehlendes ZdA oder falsches Berichtsjahr) können in einer Tabelle angezeigt werden (Button "Zu klärende Fälle anzeigen").

Zahlreiche Zeilen- und Spaltenlabels und zum Teil auch einzelne Zellen von Tabellen sind mit erläuternden Tooltips ausgestattet.

Der eigentliche Export erfolgt mit dem Button "Exportieren", getrennt für abgeschlossene Fälle und fortdauernde Fälle. Die erzeugten Exportdateien und die dazugehörigen Logdateien für ein Berichtsjahr werden in einer Tabelle angezeigt und können wie bisher durch Anklicken heruntergeladen werden.

Adressen außerhalb

Die Bundesstatistik verlangt die Angabe, ob der Klient im Einzugsbereich der Beratungsstelle wohnt oder außerhalb. EBKuS beantwortet dieses Frage automatisch aufgrund der gespeicherten Adresse des Klienten und einer Konfigurationsvariablen wohnt_nicht_ausserhalb, die definiert, welche Adressen zum Einzugsbereich gehören. Der Einzugsbereich kann über Postleitzahlen, Orte, Bezirke, Ortsteile und Samtgemeinden definiert werden. Die Einzelheiten sind unter "Administratormenü -> Einstellungen -> wohnt_nicht_ausserhalb" dokumentiert.

Um zu überprüfen, ob der Wert für wohnt_nicht_ausserhalb zu korrekten Ergebnissen führt, gibt es unter Bundesstatistik im Administratormenü den Button "Adressen außerhalb". Wenn die drei letzten Spalten (plz_ausser, ort_ausser und ags_ausser) der dort angezeigten Tabelle leer sind, gehört die in der Zeile angegebene Adresse zum Einzugsgebiet.

Man kann einen anderen Werte als den aus Konfiguration ausprobieren, und man sieht gleich in der Tabelle, welchen Effekt das hat. Wenn man mit dem Ergebnis zufrieden ist, kann man durch ein Häkchen den getesteten Wert dauerhaft in die Konfiguration übernehmen.

PDF-Ausgabe

Das Menü "Anzeige" oben auf der Klientenkarte bietet nun die Möglichkeit, verschieden PDF-Dokumente zu erzeugen und zum Ausdrucken herunterzuladen.

Aktenvorblatt

Das Aktenvorblatt wurde überarbeitet und kann nun als PDF-Dokument erzeugt werden.

Beratungskontakte

Sofern das neue Feature Beratungskontaktdokumentation (Konfigurationsvariable beratungskontakt_dokumentation steht auf true) eingeschaltet ist, kann die gesamte Beratungskontaktdokumentation als PDF-Datei ausgegeben werden.

Komplette Klientenakte

Ferner kann die Klientenakte als eine PDF-Datei erzeugt und heruntergeladen werden. Sie enthält alle Daten über den Klienten, so wie sie auf der Klientenkarte zu sehen sind. Sie beantwort die Frage eines Klienten "Welche Daten sind über mich gespeichert?". Nicht enthalten sind die Fach- und Bundesstatistik.

Der Menüpunkt "Klientenakte komplett" führt zur Erzeugung einer herunterladbaren ZIP-Datei, die zusätzlich zur Klientenakte als PDF noch die für einen Klienten hochgeladenen Dateien enthält ("Hauptmenü -> Klientendokumente"), sofern diese nicht bereits in der PDF-Klientenakte als Abschnitte enthalten sind. Nicht enthalten sind alle als "Beraternotizen" kategorisierte Dokumente.

Akten löschen

Die Möglichkeiten Akten zu löschen wurden stark überarbeitet. Das Menü "Administratormenü -> Akten -> Löschen" gibt ganz klar vor, welchen Möglichkeiten zum Löschen einzelner Akten oder einer Menge von Akten es gibt. Grundsätzlich sind drei Gründe zum Löschen von Akten vorgesehen:

wegen Fehlern: Eine einzelne Akte (oder der letzte Fall einer Akte) kann gelöscht werden, wenn sie (er) aus irgendeinem Grund fehlerhaft ist. Eventuell dazugehörige Statistiken werden mitgelöscht. Zur Identifizierung der zu löschenden Akte wird eine Fallnummer und das dazugehörige Anmeldedatum benötigt. Der Fall bzw. der letzte Fall der zu löschenden Akte muss geschlossen sein (ZdA).

wegen Datenschutz: Eine einzelne Akte kann aus Datenschützgründen gelöscht werden, zum Beispiel auf Verlangen des Klienten. Die dazugehörigen Statistiken bleiben in diesem Fall erhalten. Zur Identifizierung wird eine Fallnummer aus der Akte und das dazugehörige Anmeldedatum benötigt. Zusätzlich muss ein Häkchen "Löschfrist ignorieren" gesetzt werden, falls diese für die Akte noch nicht abgelaufen ist. Der letzte Fall muss geschlossen sein.

wegen Alter: alte Akten, für die die Löschfrist abgelaufen ist, können nun komplett jahrgangsweise effizient gelöscht werden. Die dazugehörigen Statistiken bleiben erhalten, so dass auch später noch statistische Auswertungen möglich sind, wenn die Akten selbst gelöscht sind. Dazu wurden neben der bereits vorhandenen Konfigurationsvariablen loeschfrist noch zwei weitere eingeführt, so dass nun die Löschfrist für jede Aufbewahrungskategorie getrennt definiert werden kann:

  • loeschfrist (Standardwert: 36 Monate, für Beratung)
  • loeschfrist_therapie (Standardwert: 120 Monate)
  • loeschfrist_missbrauch (Standardwert: 360 Monate)

Wenn man nun unter "Administratormenü -> Akten -> Löschen -> wg. Alter" eine der Aufbewahrungskategorien Beratung, Therapie oder Missbrauch anklickt, erhält man das Angebot, den ältesten Jahrgang noch vorhandener Akten aus der gewählten Aufbewahrungskategorie zu löschen, sofern die zutreffende Löschfrist eingehalten ist. Auf diese Weise kann man sukzessive jahrgangsweise alle Akten löschen, für die die Löschfrist abgelaufen ist. (Die Zugehörigkeit einer Akte zu einem Jahrgang ergibt sich aus dem Fallabschlussdatum (ZdA) des jüngsten Falls aus der Akte.)

EBKuS 4.9 (23. April 2020)

Diese Version 4.9 wird nicht allgemein für alle veröffentlicht. Sie dient ausschließlich zum Testen des neuen Features "Beratungskontaktdokumentation".

Update auf Version 4.9

Das Datenbankschema hat sich gegenüber früheren Versionen verändert. Die Datenbanken sind nicht kompatibel. Beim ersten Neustart einer Instanz mit der Version 4.8 wird ein Update-Skript ausgeführt, das automatisch die vorhandene Datenbank an die neue Version anpasst. Updates sind ab der Version 4.5 möglich.

Nach dem Kopieren der Dateien der neuen Version in die bestehende Installation ist auf der Kommandozeile im ebkus-Verzeichnis (Homeverzeichnis) das Kommando python configure.py ebkus auszuführen (siehe README-Update-von-4.8-nach-4.9.txt).

ACHTUNG: Das Handbuch selbst ist noch nicht für die stark veränderte Version 4 aktualisiert! Eine aktuelle Installationsanleitung und die aktuelle Dokumentation der Konfigurationsvariablen findet sich im EBKuS-Wiki: http://ebkus.org/wiki

Beratungskontaktdokumentation

Die Beratungskontaktdokumentation wurde auf den speziellen Wunsch eines EBKuS-Anwenders implementiert. Sie ermöglicht die Dokumentation der Inhalte eines Beratungskontakts zusätzlich zu den bereits erfassten Metadaten. Dazu werden ein Reihe von zusätzlichen Feldern definiert: inhalt, erstgespraech, vorgehen, diagnose, kontrakt, richtung, verlauf, vereinbarung, termin, fall8a, aufklaerung, datum der Erstellung und datum der letzten Änderung. Pflichtfeld ist lediglich inhalt, bei Erstgesprächen auch aufklaerung und termin.

Die Beratungskontaktdokumentation ist nach einer Frist, die durch eine Konfigurationsvariable (s.u.) festgelegt werden kann, auch nicht mehr löschbar und nicht mehr veränderbar. Auf der Klientenkarte verschwindet dann der Button "Bearbeiten". Zusätzlich gibt es den Button "Ansehen", der in einem zusätzlichem Browsertab die Dokumentation anzeigt. In dieser Ansicht kann man bequem die Dokumentation für einen Fall zum Lesen durchblättern.

Über das Menü "Hauptmenü -> Klientenkarte -> Anzeige" lassen sich die dokumentierten Beratungskontakte als PDF-Datei ausgeben.

Das Feature wird eingeschaltet, indem die die Konfigurationsvariablen beratungskontakt_dokumentation auf true gesetzt wird. Außerdem kann die Variable beratungskontakt_dokumentation_bearbeitungs_frist von 7 Tage auf einen anderen Wert gesetzt werden. Sie legt die Anzahl der Werktage fest, innerhalb derer eine Beratungskontaktdokumentation noch bearbeitet werden kann, bevor sie schreibgeschützt wird.